Должностная инструкция специалиста по документам

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ПАО «Компания»
____________ В.В. Умников

«___»___________ г.

Должностная инструкция специалиста по работе с документами

Настоящая должностная инструкция устанавливает обязанности, права и ответственность ведущего специалиста по работе с документами службы безопасности ПАО «Компания».

1 Общие положения

1.1 На должность ведущего специалиста по работе с документами назначается лицо, имеющее высшее или среднетехническое образование.
1.2 Ведущий специалист по работе с документами подчиняется непосредственно начальнику службы безопасности.
1.3 Назначение ведущего специалиста по работе с документами проводится приказом Генерального директора по представлению начальника службы безопасности.
1.4 Ведущий специалист по работе с документами в своей работе руководствуется следующими документами:

— законами РФ;
— государственными стандартами (ГСС);
— приказами и распоряжениями Генерального директора ПАО «Компания»; заместителя генерального директора по безопасности;
— Распоряжениями и указаниями начальника службы безопасности;
— Уставом службы безопасности;
— настоящей должностной инструкцией;
— правилами внутреннего трудового распорядка;
— Положением о пропускном режиме ПАО «Компания».
1.5 Обязанности ведущего специалиста по работе с документами в период временного отсутствия исполняет лицо, назначенное начальником службы безопасности.

2 Функции ведущего специалиста по работе с документами службы безопасности

Обеспечение организационно-методической и нормативной основы функционирования процедуры управления документами в службе безопасности.

3 Должностные обязанности ведущего специалиста по работе с документами службы безопасности

3.1 Составление, актуализация и хранение нормативных документов службы безопасности.
3.2 Соблюдение требований о коммерческой тайне и обеспечение конфиденциальности информации.
3.3 Контроль правильности построения, изложения и оформления документов, разработанных сотрудниками службы безопасности.
3.4 Обеспечение сохранности (в том числе и на электронных носителях) первичных документов.
3.5 Регистрация входящей и исходящей документации СБ.
3.6 Оформление приказов и распоряжений начальника СБ, учет и контроль исполнения сотрудниками службы безопасности.
3.7 Прием и передача деловой информации, доведение до сведения руководства СБ принятых сообщений.
3.8 Оформление командировочных документов сотрудникам СБ при направлении в командировки.
3.9 Периодический контроль состояния документации в СБ и представление информации о нарушениях начальнику службы безопасности.
3.10 Ежедневный учет рабочего времени сотрудников СБ.
3.11 Предоставление в бухгалтерию табеля учета и использования рабочего времени с соответствующим расчетом.
3.12 Оформление отпускных, переводных, больничных листков. Их учет и передача по назначению.
3.13 Ведение списочного учета личного состава СБ, внесение соответствующей информации в компьютер.
3.14 Оформление и учет трудовых договоров при приеме на работу сотрудников СБ.
3.15 Выполнение машинописных работ на компьютере.
3.16 Размножение служебных документов.
3.17 Обеспечение сотрудников канцелярскими принадлежностями.
3.18 Соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, техники безопасности, мер пожарной безопасности, Положения о пропускном режиме ПАО «Компания».
3.19 Выполняет другие поручения, указания начальника службы безопасности, если они не противоречат действующему законодательству.

4 Права ведущего специалиста по работе с документами службы безопасности

Внесение предложений по совершенствованию организации управления документацией в службе безопасности.

5 Ответственность ведущего специалиста по работе с документами службы безопасности

Ведущий специалист по работе с документами несет ответственность за:
5.1 Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.
5.2 Нарушение трудовой дисциплины.

6 Условия оплаты труда ведущего специалиста по работе с документами службы безопасности

Должностной оклад ведущего специалиста по работе с документами службы безопасности устанавливается в соответствии с действующей в данный момент на ПАО «Компания»системой оплаты труда.

7 Показатели оценки работы ведущего специалиста по работе с документами службы безопасности

7.1 Своевременное и добросовестное выполнение должностных обязанностей.
7.2 Отсутствие нарушений трудовой дисциплины.

Заместитель начальника службы безопасности ПАО «Компания»