Методическая инструкция «Порядок учета услуг, работ»

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ОАО «Трест»
____________ П.П. Петров

«___»___________  г.

Методическая инструкция «Порядок учета услуг и работ ОАО «Трест»

1. Назначение

Целью настоящей методической инструкции является регламентирование процедуры учета услуг (работ), оказываемых предприятием, а также услуг (работ), оказываемых предприятию.

2. Область применения

Настоящая инструкция устанавливает общие правила ведения учета услуг (работ), а также перечень лиц, принимающих участие в процедуре учета.
Настоящая инструкция распространяется на все виды документов по оказанию услуг и выполнению работ (счета, счета-фактуры, акты выполненных работ) и не распространяется на услуги сторонних организаций, приходящих на предприятие в едином счете-фактуре с материалами (данные услуги принимаются к учету по схеме «Материалы»).

3. Определения, обозначения и сокращения

ОГЭ — отдел главного энергетика
АТС — автоматическая телефонная станция
БО — бюджетный отдел
ПЭО — планово-экономический отдел
ОИТ — отдел информационных технологий
АХО — административно-хозяйственный отдел.
Контрагенты — юридические лица, индивидуальные предприниматели, физические лица, не состоящие в штате предприятия.
Счет — фактура — документ, представляющий собой счет, выставляемый покупателю (заказчику) для оплаты; является документом, служащим основанием для принятия предъявленных сумм налога на добавленную стоимость к вычету или возмещению.
Акт выполненных работ — документ, подтверждающий факт оказания услуги или выполнения работы организацией. Имеет силу только после подписания обеими сторонами (исполнителем и заказчиком).
Акцепт — проверка и подтверждение соответствия документов условиям заключенного договора, или иного основания взаимодействия с контрагентом, а также соответствие указанных в документах объемов оказанных услуг (выполненных работ) фактически полученным
Услуга — деятельность, результаты которой не имеют материального выражения, реализуются и потребляются в процессе осуществления этой деятельности (ст. 38 НК РФ).
Работа — деятельность, результаты которой имеют материальное выражение и могут быть реализованы для удовлетворения потребностей организации (ст. 38 НК РФ).

4. Подразделения, ответственные за ведение учета

ОГЭ — за своевременный расчет, предоставление и акцепт документов от естественных монополий, а также предприятий, оказывающих услуги в области энерго-, тепло- и водоснабжения.
АТС — за своевременное предоставление и акцепт документов.
Отдел отгрузки — за своевременное предоставление и акцепт документов за услуги железной дороги и прочих услуг по доставке.
Юридический отдел — за своевременное предоставление и акцепт документов по арендаторам предприятия.
Прочие подразделения предприятия — за своевременное предоставление и акцепт документов от прочих контрагентов предприятия.
БО — за своевременное ведение оперативного и бухгалтерского учета.
ПЭО — за ведение справочников бухгалтерского и налогового учета, правильность присвоения шифров затрат бухгалтерского учета.
Бухгалтерия — за правильность присвоения шифров затрат налогового учета.

5. Порядок учета входящих услуг

1. Подразделения, ответственные за акцепт документов, самостоятельно, в сроки установленные в договорах, забирают счета-фактуры, счета и акты выполненных работ от контрагентов либо из АХО, при поступлении данных документов почтой.

2. Ответственное подразделение производит акцепт документов (проверяет соответствие документов условиям (цена, количество), заключенного договора, или иного основания взаимодействия с контрагентом, а также соответствие указанных в счете-фактуре и акте выполненных работ услуг (работ) фактически полученным).
3. К счетам-фактурам и актам от естественных монополий ответственными подразделениями (ОГЭ, АТС) прилагается расчет распределения оказанных услуг по подразделениям предприятия, общежитиям и сторонним абонентам.
4. Оригинал счета-фактуры и акцептованный акт выполненных работ передается в БО (порядок регистрации производится согласно МИ Порядок акцепта счетов-фактур).
5. БО регистрирует счет-фактуру, присваивая входящий номер, и проверяет правильность заполнения контрагентом всех реквизитов в предоставленных документах. Входящий номер проставляется в правом нижнем углу счета-фактуры.
6. БО заносит данные с полученных документов в СУБД Финансы, проверяет расчеты, проставляет статью Бюджета (согласно Бюджетного классификатора) и визирует путем проставления электронной визы.
7. После этого составляется реестр введенных в СУБД Финансы документов, реестр передается в ПЭО. Работники ПЭО проставляют шифр затрат бухгалтерского учета по каждому документу в СУБД Финансы. После этого в СУБД Финансы каждому виду затрат автоматически присваивается шифр затрат налогового учета.
8. Завизированный реестр ПЭО передает в налоговую группу бухгалтерии для анализа правильности отнесения затрат налогового учета. При несогласии бухгалтерии с шифрами, присвоенными ПЭО документ возвращается в ПЭО для корректировки.
9. Завизированные бухгалтерией документы передаются в БО. Работники БО производят выгрузку документов из СУБД Финансы в программу 1С: Бухгалтерия.
10. Выгруженные документы проверяются работниками БО и формируется бухгалтерская проводка.
11. Оригиналы проведенных документов хранятся в БО согласно правил, установленных законодательством РФ.

6. Порядок учета исходящих услуг

1. ОГЭ не позднее 5 рабочего дня предоставляет в БО сводную ведомость по расходу электро-, теплоэнергии, водоснабжению и водоотведению потребителями предприятия (расход в натуральных единицах и рублях) с Актами снятия показаний приборов учета.
3. Юридический отдел не позднее 1 рабочего дня предоставляет в БО сводную ведомость по суммам арендной платы.
4. АТС не позднее 5 рабочего дня предоставляет в БО сводную ведомость по суммам за оказанные услуги связи.
5. Прочие подразделения предприятия по мере возникновения предоставляют в ПЭО заявление (письмо) на оказание услуги (выполнение работы), завизированное первым заместителем генерального директора. В заявление необходимо указывать точные реквизиты предприятия, заказывающего услуги, объем оказанной услуги и сроки выполнения заказа. ПЭО производит расчет себестоимости, рассчитывает сумму для выставления счета потребителю и визирует у первого заместителя генерального директора.
6. ПЭО согласовывает цену с заказчиком, и при согласии заказчика заявление передается в БО для выставления счета на предоплату.
7. БО заносит данные актов и ведомостей в программу СУБД Финансы, где формируется счет на предоплату. При поступлении предоплаты от контрагента БО информирует подразделения о возможности оказания услуги (выполнения работы).
8. По факту оказания услуги (выполнения работы) ответственное подразделение выписывает акт выполненных работ (завизированным руководителем подразделения) и передает его в ПЭО.
9. ПЭО проверяет правильность составления акта, проставляет шифр затрат бухгалтерского учета и передает его в БО. В случае изменения объема оказанной услуги (выполненной работы) БО довыставляет счет на оплату. После полной оплаты заказа клиентом БО информирует подразделение-исполнитель о разрешении передачи заказа клиенту.
10. БО формирует Акт выполненных работ в СУБД Финансы и производит выгрузку актов в программу 1С: Бухгалтерия.
11. В 1С: Бухгалтерия БО формирует счет-фактуру и составляет бухгалтерскую проводку. После этого в СУБД Финансы заносится номер счета-фактуры для правильности отображения денежных потоков по контрагенту.
12. Оригиналы подписанных актов выполненных работ и счетов-фактур хранятся в БО согласно законодательства РФ.

7. Контроль и ответственность

Контроль соблюдения настоящей методической инструкции осуществляет БО.

8. Сопутствующие документы

Налоговый кодекс РФ, часть вторая
Гражданский кодекс, часть вторая
МИ Акцепт счетов-фактур
Бюджетный классификатор

Начальник БО

Согласовано:

Начальник ПЭО
Гл. бухгалтер
Начальник ОИТ