Методическая инструкция. Порядок разработки и внедрения, требования к построению, изложению, содержанию и оформлению должностной инструкции

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ПАО «Компания»
____________ П.П. Петров

«___»___________  г.

МЕТОДИЧЕСКАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Система менеджмента качества

ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ И ВНЕДРЕНИЯ,
ТРЕБОВАНИЯ К ПОСТРОЕНИЮ, ИЗЛОЖЕНИЮ, СОДЕРЖАНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

Экземпляр № ____________

ПАО «Компания»

МЕТОДИЧЕСКАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Система менеджмента качества
ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ И ВНЕДРЕНИЯ,ТРЕБОВАНИЯ К ПОСТРОЕНИЮ, ИЗЛОЖЕНИЮ, СОДЕРЖАНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

Предисловие

1.РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН
Отделом КАДРОВ

2.ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ
Приказом по ПАО «Компания» от «__» _____ г. № ___

3.Требования МИ СМК соответствуют требованиям стандарта ISO
Содержание

1.Область применения
2.Нормативные ссылки
3.Определения и сокращения
4.Общие положения
5.Требования к содержанию должностной инструкции
6.Требования к оформлению должностной инструкции
7.Порядок внесения изменений в должностную инструкцию
8.Учет и хранение должностной инструкции, ознакомление персонала
9.Контроль соблюдения требований методической инструкции
Приложение А «Список должностей, инструкции для которых утверждает генеральный директор»
Приложение Б «Форма листа регистрации изменений»
Приложение В «Форма листа ознакомления с должностной инструкцией»
Приложение Г «Форма первого листа должностной инструкции»
Приложение Д «Форма таблицы служебных взаимоотношений»
Приложение Е «Форма журнала регистрации должностных инструкций»
Приложение Ж «Форма журнала выдачи копий должностных инструкций»
Приложение И «Форма протокола проверки соблюдения требований стандарта»
Лист регистрации изменений

1 Область применения и сфера действия

1.1 Настоящая инструкция устанавливает общие требования к построению, изложению, содержанию, оформлению, порядку разработки и внедрения, проведения изменений должностных инструкций.
1.2 Инструкция обязательна для всех подразделений ПАО «Компания» в рамках системы менеджмента качества.

2 Нормативные ссылки

2.1 В настоящей инструкции учтены требования следующих документов:
— ISO 9000:2005 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.»
— ISO 9001:2008 «Системы менеджмента качества. Требования.»
— ГОСТ Р 1.5 — 92 «Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов»;
— Квалификационный справочник руководителей, специалистов и других служащих.

3 Определения и сокращения

3.1 Определения:
Должностная инструкция — нормативно-правовой документ, осуществляющий правовое регулирование трудовых отношений, определяющий профессиональные требования, должностные обязанности, права, служебные взаимоотношения сотрудника.
Структурное подразделение — обособленное подразделение предприятия, наделенное собственными целями и функциями.
Непосредственная подчиненность — указывается ближайший по организационной структуре руководитель (либо подчиненные при перечислении подчиненных сотрудников), который непосредственно определяет выполняемые задачи, планы работ для данного сотрудника (например, при наличии бюро внутри отдела, непосредственное руководство специалистом осуществляет начальник бюро, а не начальник отдела).
Должностные обязанности — конкретные работы, выполняемые сотрудником, занимающим определенную должность.
3.2 Сокращения:
ПАО — публичное акционерное общество;
СМК — система менеджмента качества;
СТП — стандарт предприятия;
МИ — методические инструкции;
ОК — отдел кадров;
ДИ — должностные инструкции.

4 Общие положения

4.1 Должностные инструкции определяют рациональное разделение и организацию труда работников при выполнении ими задач, определенных Положениями о подразделениях предприятия, а также Политикой в области качества ПАО «Компания».
4.2 При разработке должностных инструкций следует учитывать классификацию служащих по выполняемым функциям: руководители, специалисты и другие служащие согласно квалификационного справочника и штатного расписания предприятия. Функции руководителей состоят в определении задач, принятии решений и осуществлении контроля их выполнения. Функции специалистов состоят в подготовке информации и документации (конструкторской, технологической, плановой, учетной), на основе которой руководители принимают решения.
4.3 Должностные инструкции разрабатываются для всех специалистов и руководителей предприятия (включая штатные единицы временно вакантные) по каждой должности отдельно. В случае выполнения работниками, имеющими одинаковое наименование должности, различающихся трудовых функций, для них должны быть разработаны отдельные должностные инструкции, при этом в наименовании должностной инструкции в скобках должна быть указана специфика работы данного специалиста (например, должностная инструкция специалиста по кад-рам 1 категории (оформление приема, увольнения) отдела кадров).
4.4 Должностные инструкции разрабатываются руководителем структурного подразделения. Должностные инструкции для дирекции разрабатываются начальником отдела кадров.
4.5 Должностные инструкции разрабатываются и корректируются руководителем структурного подразделения в следующие сроки:
— в случае создания нового структурного подразделения не позднее 1 месяца с даты его создания;
— в случае необходимости внесения изменений в действующие долж-ностные инструкции (изменение наименования должности, должностных обязанностей, взаимосвязей и других основополагающих моментов) не позднее 2 недель с даты вступления в силу изменений. Порядок внесения изменений определен в соответствующем разделе настоящей Инструкции.
4.6 Должностные инструкции согласовываются с ведущим инженером по СМК, начальником юридического отдела, начальником отдела кадров, в случае необходимости, с руководителями заинтересованных смежных подразделений, и утверждаются руководителем службы либо гене-ральным директором (для главных специалистов, заместителей генерального директора — см. приложение А). Согласующие подписи располагаются в конце текста должностной инструкции, обязательно должны быть указаны дата подписи, должность и расшифровка подписи.
4.7 Должностная инструкция для генерального директора согласуется с ведущим инженером по СМК, начальником юридического отдела, утверждается Председателем Совета директоров предприятия.
4.8 Согласующие подписи означают:
— начальника отдела кадров — соответствие наименования должностной инструкции, указанных в ней наименований структурных подразделе-ний, должностей, структуры подразделения штатному расписанию; вы-полнение требований к оформлению должностной инструкции;
— начальника юридического отдела — соответствие изложенной в должностной инструкции информации действующему законодательству;
— ведущий инженер по СМК — соответствие должностной инструкции требованиям системы менеджмента качества.
4.9 Срок действия должностной инструкции — с даты утверждения в тече-ние 10 лет, в случае внесения изменений — в течение 10 лет с даты внесения последнего изменения. Руководители структурных подразделений обязаны проверять корректность информации, содержащейся в должностной инструкции, не реже 1 раза в год и, в случае необходимости, вносить предложения о ее актуализации.

5 Требования к содержанию должностной инструкции

5.1 Необходимые разделы должностной инструкции (очередность разделов обязательна):
— наименование должностной инструкции с указанием наименования должности, структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием;
— общие положения;
— должностные обязанности;
— профессиональные требования;
— права;
— служебные взаимоотношения;
— ответственность;
— лист регистрации изменений (форма в приложении Б);
— лист ознакомления с должностной инструкцией (форма в приложении В).

5.2 Текст должностной инструкции должен быть точным, не допускать различных толкований и логически последовательным.
5.3 Первый лист должностной инструкции оформляется в соответствии с приложением Г.
5.4 В разделе «Общие положения» должно быть указано:
— полное (в соответствии со штатным расписанием) наименование должности;
— квалификационные требования (к образованию и стажу работы, в случае необходимости — наличие специальной подготовки);
— непосредственная подчиненность;
— порядок назначения и освобождения от должности;
— наличие подчиненных (находящихся в непосредственном подчинении, с указанием наименований должностей в соответствии со штатным расписанием)
— порядок замещения в случае временного отсутствия работника;
— перечень основных нормативных документов, регламентирующих работу (например, действующее законодательство, действующие нормативные и технологические документы, правила внутреннего трудового распорядка, Положение о структурном подразделении, докумен-ты системы менеджмента качества и должностная инструкция);
— чьи устные или письменные распоряжения выполняет (дополнительно к распоряжениям непосредственного руководителя или в его отсутствие).
5.5 Раздел «Должностные обязанности» содержит формулировку целей работы сотрудника, направляющих его деятельность, предназначение, роль данного работника в организационной структуре предприятия. В данном разделе устанавливаются трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему указанную должность с учетом взаимосвязанности работ в соответствии с направлениями деятельности подразделения. Указываются все виды работ и требования к их выполнению, обязанности в рамках СМК предприятия. При перечислении трудовых функций уточняется, какие функции работник выполняет самостоятельно, а в каких участвует совместно с другими специалистами. Должностные обязанности, которые работник выполняет самостоятельно, должны быть указаны в начале текста раздела, а в заключении — те, которые выполняются им совместно с другим персоналом. Формулировка должностных обязанностей должна быть четкой и исключать двоякое толкование, должна быть ориентирована на конечный результат деятельности.
5.6 В разделе «Профессиональные требования» должны содержаться основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также законодательных и нормативно-правовых ак-тов, положений, инструкций и других руководящих материалов, мето-дов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей.
5.7 Раздел «Права» включает перечень прав, которыми в пределах своей компетенции может пользоваться работник при выполнении возложенных на него должностных обязанностей. В данном разделе может быть указано право:
— на самостоятельное принятие решений (перечисление вопросов, которые работник может решать самостоятельно);
— на получение информации, в том числе относящейся к коммерческой тайне предприятия, персональным данным сотрудников.
5.8 Раздел «Служебные взаимоотношения» включает описание взаимодействия работника по занимаемой должности с вышестоящим руководителем и должностными лицами других подразделений предприятия и внешними организациями. Раздел может содержать характеристику, как входящей, так и исходящей информации, которой данный сотрудник обменивается с другими подразделениями предприятия. Рекомен-дуется данный раздел представлять в виде таблицы с заголовками «Ра-ботник передает», «Работник получает»; в графах таблицы указывается наименование подразделения, вид документа, срок, периодичность (форма таблицы в приложении Д). Возможно также раскрыть взаимоотношения подразделения через перечисление подразделений, сторон-них подразделений, функционально связанных с ним, и перечислением по каким именно вопросам происходит взаимодействие. Наименования всех структурных подразделений должны соответствовать штатному расписанию.
5.9 Раздел «Ответственность» включает характеристику основных позиций, по которым работник несет персональную ответственность перед вышестоящим руководством. Например, недостоверность подготавливаемых документов, неправильное применение нормативных документов, регламентирующих работу. В случае необходимости подчеркивается также степень ответственности — полная или частичная.

6 Требования к оформлению должностной инструкции

6.1 Разделы должностной инструкции могут делиться на пункты, пункты при необходимости могут делиться на подпункты. Разделы, подразделы, пункты и подпункты следует нумеровать арабскими цифрами (например, 5, 5.1, 5.1.1).
6.2 Заголовки разделов печатаются с прописной буквы, не подчеркиваются, выделяются полужирным шрифтом.
6.3 Внутри пунктов и подпунктов могут содержаться перечисления, пред каждой позицией перечисления ставят дефис или строчную букву, перед которой ставится скобка (например, а), б)).
6.4 Для текстовой части должностной инструкции используется шрифт Times New Roman № 14, полуторный междустрочный интервал.
6.5 Все листы ДИ должны быть пронумерованы. Нумерация листов располагается в нижнем правом углу листа.

7. Порядок внесения изменений в должностную инструкцию

7.1 Необходимость внесения изменений может быть вызвана производственной необходимостью (изменение организационной структуры, изменение функций подразделения) и по результатам внешних аудитов.
7.2 Основанием для внесения изменений в действующую должностную инструкцию является служебная записка руководителя структурного подразделения, согласованная с руководителем службы, к которой относится сотрудник, чью должностную инструкцию планируется изменить, и начальником юридического отдела; служебная записка передается в отдел кадров.
7.3 Внесение изменений в оригинал должностной инструкции осуществляет отдел кадров согласно ГОСТ 2.503-90 с оформлением извещения об изменении и служебной записки руководителю структурного подразделения о необходимости внесения изменений в копию должностной инструкции, хранящейся в подразделении.
7.4 Изменение в должностную инструкцию вступает в силу с момента утверждения извещения об изменении, а для сотрудника, чью трудо-вую функцию регулирует измененная должностная инструкция — с даты его ознакомления с внесенными в должностную инструкцию изменениями либо, в случае его несогласия, по истечение 2 месяцев уведомления об изменении. Изменение должностной инструкции (раздел «Должностные обязанности») является изменением основных условий труда, таким образом, в случае несогласия (неподписания измененной должностной инструкции) работника с внесенными изменениями должен быть выполнен порядок, предусмотренный Трудовым кодексом Российской Федерации.
7.5 Внесение в копию должностной инструкции, хранящейся в структурном подразделении, осуществляет руководитель структурного подраз-деления на основании представленного отделом кадров извещения об изменении не позднее 1 недели с даты получения извещения.
7.6 Информация о внесенных изменениях указывается в листе регистрации изменений (отделом кадров в оригинале должностной инструкции, руководителем структурного подразделения — в копии, хранящейся в подразделении), то есть, проставляется порядковый номер изменения, дата внесения изменения, подпись лица, вносившего изменения, регистрационный номер изменения. Лист регистрации изменений обязателен для всех должностных инструкций, является предпоследней (перед листом ознакомления) страницей документа и оформляется в соответствии с приложением Б.
7.7 Руководитель структурного подразделения обязан ознакомить соответствующий персонал подчиненного подразделения с изменением должностной инструкции под роспись в листе ознакомления в течение 7 дней после получения извещения об изменении, копия листа ознакомления передается в отдел кадров и подшивается к оригиналу должностной инструкции, хранящемся в отделе кадров.
7.8 В случае необходимости корректировки более чем трех листов действующей должностной инструкции, изменения не вносятся, а долж-ностная инструкция полностью актуализируется и переутверждается. Процедура переутверждения аналогична процедуре разработки новой должностной инструкции. В случае переутверждения на первом листе новой должностной инструкции после утверждающей подписи указывается взамен какой (регистрационный номер, дата) должностной инструкции она разработана (например, «Взамен ДИ № 51-01-01 от 12.02.2018 года»).

8. Учет и хранение должностной инструкции, ознакомление персонала

8.1 Утвержденная должностная инструкция, ее электронный вариант передается в отдел кадров для регистрации не позднее 7 дней с даты утверждения. Ответственный — руководитель структурного подразделения. В случае непередачи отделу кадров электронного файла, должностная инструкция не регистрируется и не принимается на хранение.
8.2 Регистрация должностной инструкции проводится отделом кадров в специальном журнале (форма в приложении Е). Кодификация ДИ про-водится по принципу: ХХ — Y — ААА, где ХХ — номер структурного подразделения, Y — категория должности (в соответствии со штатным расписанием), ААА — регистрационный номер.
8.3 После регистрации подлинник ДИ хранится в отделе кадров, копия передается отделом кадров в подразделение под роспись в журнале выдачи копий (форма в приложении Ж) не позднее 7 дней с даты регистрации. Руководитель подразделения должен контролировать наличие ДИ на рабочем месте у подчиненного ему работника.
8.4 Принимаемые сотрудники знакомятся с ДИ на этапе оформления на работу инспектором по кадрам отдела кадров (руководителем подраз-деления, там, где нет закрепленного инспектора по кадрам). Лист с подписью об ознакомлении передается в бюро учета персонала отдела кадров и подшивается в личную карточку работника. Ответственный — начальник бюро учета персонала отдела кадров.
8.5 Ознакомление сотрудника, исполняющего обязанности на период временного отсутствия основного работника, с должностной инструкцией заменяемого работника проводится руководителем подразделения. Копия листа ознакомления передается в отдел кадров и подшивается к подлиннику должностной инструкции.
8.6 Утратившие силу должностные инструкции хранятся в отделе кадров в течение 1 года, затем передаются на хранение в архив предприятия с оформлением описи и акта передачи. На утративших силу должностных инструкциях на первом листе ставится отметка о дате, с которой ДИ становится недействительной, по возможности причина отмены ДИ (разработка взамен другой ДИ, исключение данной должности из штатного расписания предприятия и т.д.). Ответственный — начальник отдела кадров.
8.7 Руководители структурных подразделений несут ответственность за уничтожение копий отмененных ДИ, хранящихся в структурных подразделениях.

9. Контроль соблюдения требований методической инструкции

9.1 Контроль соблюдения требований данной методической инструкции возлагается на отдел кадров.
9.2 В целях контроля отдел кадров проводит проверки подразделений не реже 1 раза в год с оформлением протокола проверки (протокол включает в себя данные о соблюдении требований МИ СМК 5-001 и МИ СМК 5-002, форма в приложении И).
9.3 Результаты проверок подразделений доводятся до сведения руководителя соответствующей службы.
9.4 В случае необходимости отклонения от требований данной методической инструкции должны быть устранены руководителем подразделения не позднее даты, указанной в протоколе проверки. В случае несо-блюдения сроков устранения замечаний возможно наложение дисци-плинарного взыскания на руководителя структурного подразделения.

Начальник отдела кадров

Согласовано:

Первый заместитель
генерального директора

Начальник юридического отдела

Ведущий инженер по СМК

Приложение А
(сравочное)
Список должностей, инструкции для которых
утверждаются генеральным директором
1. Первый заместитель генерального директора;
2. Заместитель генерального директора — начальник службы безопасности;
3. Главный инженер;
4. Главный бухгалтер;
5. Коммерческий директор;
6. Директор по производству;
7. Директор по технологии и качеству;
8. Директор литейного завода;
9. Директор по экономике;
10. Финансовый директор;
11. Заместитель коммерческого директора по рекламе;
12. Начальник транспортно-складского управления — заместитель коммерческого директора;
13. Начальник конструкторско-технологического центра — главный технолог;
14. Главные специалисты;
15. Заместитель директора по качеству — начальник отдела технического контроля;
16. Начальники цехов, отделов;
17. Начальник центральной измерительной лаборатории — главный метролог.