УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ПАО «Компания»
____________ П.П. Петров
«___»___________ г.
СТАНДАРТ ПРЕДПРИЯТИЯ
Система менеджмента качества
Управление документацией
Экземпляр № ____________
ПАО «Компания»
СТАНДАРТ ПРЕДПРИЯТИЯ
Система менеджмента качества
УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ
Предисловие
1.РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН
Отделом технического контроля
2.ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ
Приказом по ОАО «Компания» от » » 20__ г. №
3.Требования СТП СМК _________соответствуют требованиям
стандарта ISO 9001:2008
Содержание
1 Область применения и сфера действия
2 Нормативные ссылки
3 Определения и сокращения
4 Общие положения
5 Управление документацией
6 Ответственность и полномочия
7 Сопутствующие документы
8 Порядок внесения изменений
ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ
1 Область применения и сфера действия
1.1 Настоящий стандарт устанавливает требования к управлению документацией системы менеджмента качества.
1.2 Настоящий стандарт распространяется на все подразделения и службы предприятия в рамках системы менеджмента качества ОАО «Компания».
2 Нормативные ссылки
2.1 В настоящем стандарте предприятия учтены требования следующих документов:
— ISO 9000:2005 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь».
— ISO 9001:2008 «Системы менеджмента качества. Требования».
— ISO/TR 10013:2001 «Рекомендации по документированию систем менеджмента качества».
3 Определения и сокращения
3.1 Определения:
Документ — информация и соответствующий носитель;
Автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
Дата введения документа — дата, с которой документ приобретает силу;
Оформление документа — набор реквизитов, установленных правилами документирования;
Официальный документ — документ на бумажном носителе с оригиналами подписей утверждения и согласования.
Подлинник документа — первый (контрольный) или единичный экземпляр официального документа;
Пользователь документа — должностное лицо, применяющее документ в своей деятельности;
Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;
Изменение документа — это дополнение или исправление содержания документа без изменения его обозначения;
Пересмотр — внесение всех необходимых изменений в содержание и оформление нормативного документа;
Переиздание — новое печатное издание нормативного документа без изменений;
Новое издание — новое печатное издание нормативного документа, включающее изменения к предыдущему изданию;
Идентификация — процедура, предполагающая маркировку и этикетирование материалов, готовой продукции (единицы, партии и так далее), а также технической и технологической документации на них, обеспечивающих прослеживаемость использования или местонахождение данного объекта с целью выявления возможных причин несоответствий изготовленной продукции или дефектов производственных и технических процессов.
3.2 Сокращения:
РФ — Российская Федерация;
ОАО — открытое акционерное общество;
СМК — система менеджмента качества;
МИ — методическая инструкция;
СТП — стандарт предприятия;
ОТК — отдел технического контроля;
КТЦ — конструкторско-технологический центр;
РК — Руководство по качеству.
4 Общие положения
4.1 Цель управления документацией — своевременно обеспечить доступ к необходимой и актуальной документации каждому сотруднику предприятия.
4.2 Значение документации.
Документация дает возможность передать смысл и последовательность действий. Ее применение способствует:
а) достижению соответствия требованиям потребителя и улучшению качества;
б) обеспечению соответствующей подготовки кадров;
в) повторяемости и прослеживаемости;
г) обеспечению объективных свидетельств;
д) оцениванию эффективности и постоянной пригодности системы менеджмента качества.
4.3 Виды документов, применяемых в системе менеджмента качества.
В системе менеджмента качества применяются следующие виды документов:
а) документы, предоставляющие согласованную информацию о системе менеджмента качества организации, предназначенную как для внутреннего, так и внешнего пользования; к таким документам относится руководство по качеству;
б) документы, описывающие, как система менеджмента качества применяется к конкретной продукции, проекту или контракту; к таким документам относятся планы качества;
в) документы, устанавливающие требования; к таким документам относятся спецификации;
г) документы, содержащие рекомендации или предложения; к таким документам относятся методики;
д) документы, содержащие информацию о том, как последовательно выполнять действия и процессы; такие документы могут включать документированные процедуры, рабочие инструкции и чертежи;
е) документы, содержащие объективные свидетельства выполненных действий или достигнутых результатов; к таким документам относятся записи.
4.4 Структура документации СМК постоянно развивается и совершенствуется. Перспективная структура документации доступна по адресу: …
5 Управление документацией
5.1 Состав работ по управлению документацией СМК:
a) проверка документов на адекватность до их выпуска;
б) анализ и актуализация по мере необходимости и переутверждение документов;
в) обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов;
г) обеспечение наличия соответствующих версий документов в пунктах их применения;
д) обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми;
е) обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управления их рассылкой;
ж) предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей.
5.2 Организация разработки, актуализации и введение в действие документов.
Разработка, актуализация каждого документа ведется в три последовательно выполняемые стадии:
— первая стадия — разработка проекта, актуализация первой редакции документа и направление его на отзыв в соответствующие заинтересованные подразделения с целью анализа до его утверждения;
— вторая стадия — обработка отзывов, разработка окончательной редакции документа, согласование его с заинтересованными подразделениями и утверждение генеральным директором предприятия;
— третья стадия — регистрация, обеспечение доступа пользователей, внесение изменений и изъятие устаревших.
Все актуальные версии документов организации (СТП, МИ, РК и др.) доступны по адресу…
Примечание: порядок разработки, требования к построению, оформлению, управлению должностными инструкциями, Положениями о подразделениях, стандартами предприятия (СТП СМК), методическими инструкциями (МИ СМК) регламентированы в МИ СМК 4-001, МИ СМК 5-001, МИ СМК 5-002, СТП СМК 4-001.
5.3 Необходимость разработки дополнительных документов и пересмот-ра существующих документов могут быть вызваны производственной необходи-мостью (изменения организационной структуры предприятия, существенными изменениями в технологии производства продукции), по результатам корректи-рующих или предупреждающих действий, пересмотром международных стан-дартов в области качества, по результатам внутренних и внешних аудитов;
5.4 Учет документов.
5.4.1 Контрольные экземпляры документов на бумажном носителе хранятся в папке с надписью «контрольные экземпляры» в ОТК, на каждом ставиться штамп «контрольный экземпляр».
5.4.2 При предоставлении документов СМК сторонним организациям на них не ставится какая-либо отметка, что свидетельствует об отсутствии каких-либо гарантий по актуальности настоящего экземпляра. Решение о предоставлении документов сторонним организациям принимает представитель руководства в области качества.
5.5 Управление конструкторской и технологической документацией регламентированы СТП СМК 7-014 (7-014/1), СТП СМК 7-015, СТП СМК 7-006.
5.6 ОАО «Компания» ежегодно заключает договор с ОАО «Организация» на оказание услуг по предоставлению необходимой нормативно-технической документации. Перечень услуг уточняется в ежемесячном плане, который утверждает директор по технологии и качеству предприятия.
5.7 Подразделения ОАО «Компания» могут пользоваться необходимыми для их деятельности внешними документами в бюро стандартизации ОАО»Организация», рабочие учтенные экземпляры при этом пользователям не выдаются, кроме КТЦ и ОТК, вся внешняя нормативная документация, имеющаяся в подразделениях должна иметь отметку в рукописном виде «Для справок» за подписью ответственного за ведение документации СМК подразделения.
5.8 Конфиденциальность.
Цель юридической защиты состоит в сохранении интеллектуальной собственности предприятия, так как все документы системы менеджмента качества, за исключением Руководства по качеству, являются документами внутреннего пользования и не должны предоставляться сторонним организациям без разрешения представителя руководства в области качества.
5.9 Управление «Политикой в области качества» предусматривает следующие этапы работ:
— разработка высшим руководством концепции Политики в области качества (далее — Политика);
— обсуждение концепции Политики на директорате;
— корректировка концепции Политики по результатам ее обсуждения и выпуск на ее основе проекта с последующим подписанием высшим руководством предприятия и утверждением генеральным директором;
— тиражирование, доведение Политики до всего персонала организации;
— актуализация Политики в зависимости от требований времени, требований международных и Государственных стандартов, а также Законов Российской Федерации и условий потребителей;
— отмена, изъятие и утилизация устаревшей Политики.
5.10 Доведение Политики до сведения всех подразделений и служб организации осуществляет ведущий инженер по СМК ОТК совместно с отделом кад-ров и руководителями подразделений и служб предприятия.
Доведение последнего варианта Политики до сведения всех вновь принятых осуществляется ознакомлением с текстом Политики и подписью в журнале при приеме на работу в отделе кадров предприятия;
5.11 Отмененные и изъятые устаревшие варианты Политики, подлежат уничтожению. Один экземпляр отмененной Политики хранится в ОТК в течение 5-ти лет.
5.12 Разработка Руководства по качеству осуществляется ведущим инженером по СМК ОТК совместно с руководителями подразделений и специалистами соответственно по разделам, относящимся к их компетенции по направлению деятельности. Управление «Руководством по качеству» аналогично управлению Политикой п.5.9, 5.10,
5.13 Документы, пришедшие в негодность, изымаются из обращения и уничтожаются. Негодными признаются документы, которыми невозможно пользоваться: загрязненные, порванные, неполные из-за утери отдельных листов. Ответственность за поддержание документов в рабочем состоянии несут ответственные за ведение документации СМК подразделений и непосредственные пользователи.
5.14 Отмена (аннулирование) документов производится:
— при пересмотре документа;
— при выявлении необходимости соединения нескольких действующих до-кументов в один или разделения одного документа на несколько с целью более полной детализации установленных требований;
— при существенных изменениях организационной структуры, технологии производства, номенклатуры выпускаемой продукции;
— при изменении вида документа (например, перевод инструкции в стандарт предприятия или наоборот);
— в других обоснованных случаях.
5.15 Отмененный документ изымается из обращения и утилизируется (в подразделениях за это отвечают ответственные за ведение документации СМК).
5.16 Электронные версии документов и изменений к ним, доступные толь-ко для чтения, размещаются ведущим инженером по СМК ОТК по адресу…
5.17 По мере утверждения и введения новых документов, а также отмены утративших действие документов, электронная библиотека документов и Журнал регистрации у ведущего инженера СМК дополняются и обновляются в течении трех дней со дня утверждения документа.
5.18 Электронные файлы, находящиеся по адресам из п. 5.15 и доступные только для чтения, являются актуальными рабочими экземплярами документов СМК. После печати данные файлы становятся «неучтенными копиями» и их акту-альность может быть поставлена под сомнение. Об актуальности свидетельствуют отсутствие записей или наличие идентичных записей в Листах регистрации изме-нений рабочей версии СТП и неучтенной копии.
6 Ответственность и полномочия
6.1 Ответственность за координацию работ и организацию взаимодействия между подразделениями предприятия по управлению документацией СМК несет заместитель директора по качеству — начальник отдела технического контроля.
6.2 Ответственность за управление документацией СМК в подразделениях возлагается на ответственных за ведение документации СМК, назначенных приказом по предприятию.
6.3 Ответственность за внешний вид документа, находящегося на рабочем месте в цехах, возлагается на пользователя этого документа.
6.4 Контроль за правильностью изложения и оформления документации осуществляет ведущий инженер по СМК ОТК.
6.5 Ответственность за соблюдение требований документации СМК в подразделении несут руководители подразделений.
7 Сопутствующие документы
7.1 СТП СМК 4-001 — «Методические инструкции. Общие положения».
7.2 МИ СМК 4-001 — «Порядок разработки и внедрения, требования к построению, изложению, содержанию и оформлению стандартов предприятия».
7.3 МИ СМК 5-001 — «Порядок разработки и внедрения, требования к построению, изложению, содержанию и оформлению положения о подразделении».
7.4 МИ СМК 5-002 — «Порядок разработки и внедрения, требования к построению, изложению, содержанию и оформлению должностной инструкции».
7.5 СТП СМК 7-014 — «Технологическое обеспечение деятельности предприятия. Порядок разработки и внедрения технологических процессов, виды и комплектность технологической документации».
7.6 СТП СМК 7-015 — «Технологическое обеспечение деятельности предприятия. Правила хранения, выдачи и внесения изменений в технологическую документацию».
7.7 СТП СМК 7-006 — «Порядок проектирования и постановки продукции на производство».
8 Порядок внесения изменений
8.1 Процедура внесения изменений в данный стандарт регламентируется МИ СМК 4-001.
Начальник ОК
Ведущий инженер по СМК
Согласовано:
Представитель высшего руководства в области качества
Начальник юридического отдела