Должностная инструкция начальника административного отдела

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ПАО «Компания»
____________ В.В. Умников

«___»___________  г.

Должностная инструкция
начальника административного отдела

1 Общие положения

1.1 Настоящая должностная инструкция определяет права, обязанности и ответственность начальника административного отдела ОАО «Компания» (далее предприятие).

1.2 На должность начальника административного отдела назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требо-ваний к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по профессии не менее 3 лет.

1.3 Начальник административного отдела подчиняется заместителю генерального директора по общим вопросам.

1.4 Начальнику административного отдела непосредственно подчиняются:

— референт генерального директора;

— помощник генерального директора;

— секретарь руководителя;

— пресс-секретарь;

— редактор;

— специалист по работе с документами;

— архивариус;

— инструктор по спорту.

1.5 Назначение, перемещение и освобождение от должности начальника административного отдела осуществляется в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом генерального директора.

1.6 В случае временного отсутствия начальника административного отдела его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом генерального директора, с обязательным ознакомлением с данной должностной инструкцией.

1.7 Начальник административного отдела при исполнении должностных обязанностей руководствуется:

— приказами генерального директора, указаниями, распоряжениями его заместителей;
— инструкцией по делопроизводству и работе архива;
— установленными на предприятии нормами и правилами;
— Политикой предприятия в области качества, документацией системы менеджмента качества предприятия;
— настоящей должностной инструкцией и трудовым договором;
— положением об административном отделе.

2 Должностные обязанности

Начальник административного отдела

2.1 Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

2.2 Осуществляет контроль исполнения документов и их оформления.

2.3 Организует работу по регистрации, учету, хранению, размножению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководителей предприятия, по формированию дел и их сдаче на хранение.

2.4 Обеспечивает регистрацию работников, прибывающих в командировку на предприятие, убывающих в командировку с предприятия.

2.5 Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования содержащейся в них информации.

2.6 Разрабатывает и организует проведение мероприятий по улучшению производственной деятельности канцелярии.

2.7 Обеспечивает своевременное и качественное выполнение копировальных и множительных работ.

2.8 Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

2.9 Должен знать соответствующую документацию системы менеджмента качества, необходимую для работы и соблюдать ее требования.

2.10 Повышать свой профессиональный уровень, постоянно улучшать результаты своей профессиональной деятельности.

3 Профессиональные требования

Начальник административного отдела должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы, руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства;

— единую государственную систему делопроизводства;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— структуру предприятия;

— организацию делопроизводства на предприятии;

— схемы документооборота;

— порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

— сроки и порядок сдачи дел в архив;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

— документы менеджмента качества.

4 Права

Начальник административного отдела имеет право:

4.1 Требовать от руководителей структурных подразделений предприятия и иных ответственных работников предприятия надлежащего выполнения установленных правил работы с документами.

4.2 Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

5 Служебные взаимоотношения

5.1 Начальник административного отдела взаимодействует с руководителями всех структурных подразделений.

6 Ответственность

6.1 Начальник административного отдела несет ответственность в установленном законами РФ порядке за невыполнение обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

Начальник административного отдела А.А. Админов

Согласовано:

Начальник отдела кадров И.И. Иванов

Начальник юридического отдела С.С. Сергеев

Ведущий инженер по СМК В.В. Васильев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.