Как написать объяснительную записку

Объяснительная записка — это такой документ, в котором объясняются и разъясняются причины того или иного действия, поступка или факта. Как правило, объяснительная записка ассоциируется с допущением каких-либо нарушений. Очень часто можно услышать об объяснительной записке по поводу отсутствия на рабочем месте или по поводу совершения прогула. Однако применение объяснительных записок не ограничивается сферой трудовых отношений.

В большинстве случаев проблему у людей вызывает вопрос о правильном составлении данного документа. Чтобы правильно его составить, необходимо понимать цель и его назначение. Цель объяснительной записки проста — объяснить и разъяснить причину совершения того или иного действия. Как только проясняется цель, становится понятно и то, что необходимо конкретно в объяснительной записке указать.

Как правило, в объяснительной записке хватит двух-трех предложений, содержащих максимум конкретики. Однако бывают случаи, когда объяснительная записка бывает более объемной. Причём намного. Это актуально, как правило, в случае допущения должностными лицами определённых многочисленных нарушений. В качестве примера можно привести следующую ситуацию.

Пример ситуации

В инспекцию по труду обратилась мать молодой девушки, которая является молодым специалистом. Поводом к обращению стали многочисленные факты допущения нарушений нанимателем законодательства о труде. В частности, жалоба касается неправильного оформления приёма молодого специалиста на работу (была принята стажером продавца, а не продавцом, как должно быть), не предоставления нанимателем временного жилья, отсутствия помощи в поиске временного жилья для найма, отказа выплаты компенсации за наём жилья, а также нарушения порядка отсчёта срока обязательной отработки молодого специалиста.

Как видно из фабулы ситуации, наниматель и ответственные должностные лица выступают исключительно нарушителями законодательства и прав молодого специалиста. От правильного составления объяснительной записки должностным лицом нанимателя в данном случае во многом зависит и мера ответственности за нарушение. Ведь законодательство в отношении молодых специалистов предусматривает достаточно серьезную ответственность нанимателя и должностных лиц. Объяснительная записка в таком случае становится единственным вариантом должностного лица объяснить свою точку зрения и доказать свою правоту. Так, должностным лицом отдела кадров по данному поводу была составлена объяснительная записка следующего содержания.

Пример объяснительной записки по данной ситуации

Объяснительная записка

Я, Сергеев Олег Николаевич, специалист по кадрам Кировского районного потребительского общества, по рассматриваемому вопросу проясняю следующее.
Скрипкина Виолетта Александровна, закончив обучение в УО «Кировский государственный аграрно-технический колледж» (далее — учреждение образования) была распределена в Кировское районное потребительское общество для прохождения отработки в качестве молодого специалиста по профессии «продавец».
6 июня 2017 года из учреждения образования на имя председателя правления Кировского районного потребительского общества поступило письмо с просьбой оказать помощь в трудоустройстве молодых специалистов, в котором было указано, что в случае положительного решения вопроса необходимо направить заявку по рекомендованному образцу. Собственно, это и было сделано. 17 июня 2017 года на имя директора учреждения образования была направлена заявка на распределение выпускников. В заявке отдельно указывалось, что наниматель производит оплату съёмного жилья в размере одной базовой величины.
Другими словами, молодые специалисты до принятия решения комиссией по распределению учреждения образования были осведомлены о том, в какой форме и в каком объеме наниматель оказывать помощь выпускникам в плане жилищного обеспечения.

(Данная оговорка об осведомлённости молодого специалиста ещё до распределения о том, как наниматель оказывает помощь при решении жилищного вопроса, очень важна. Ведь не зря говорят, что предупреждён, значит вооружён. Подобная информация в объяснительной уже наводит проверяющее лицо на мысль, что изначально в жалобе представлена точка зрения только одной стороны, и вполне возможно, что эта точка зрения не совсем верная).

По решению комиссии учреждения образования Скрипкина Виолетта была распределена в Кировское районное потребительское общество, что подтверждается свидетельством о направлении на работу №0989512. В свидетельстве прямо указывалось о необходимости Скрипкиной Виолетты прибыть 1 августа 2017 года к нанимателю в целях прохождения отработки сроком на один год.
Согласно законодательства, молодой специалист считается преступившим к отработке с момента заключения между ним и нанимателем трудового договора или контракта. Трудовой договор со Скрипкиной Виолеттой был заключён 1 августе 2017 года. Следовательно, последним днём отработки является 31 июня 2018 года.
Однако Скрипкина Виолетта не обращалась в отдел кадров Кировского районного потребительского общества по поводу уточнения даты окончания отработки. Вместо этого, узнать ответ на данный интересующий её вопрос она решила из других источников, компетентность которых, как оказалось, сомнительна.

(В данной части специалист отдела кадров специально подчёркивает, что молодой специалист не обращалась в отдел кадров для уточнения вопроса о сроке отработки. Это важно, поскольку таким образом должностное лицо снимает с себя ответственность за неверное понимание работником данного нюанса).

При этом, учитывая, что Скрипкиной Виолетте предстояло работать на материально ответственной должности без опыта работы, руководством организации было принято решение помочь молодому специалисту в полной мере освоить данную профессию. Иными словами, в силу недостаточной подготовки молодого специалиста было принято решение принять Скрипкину Виолетту стажером продавца 4-го разряда в магазин «Полюшка» д. Крупенино без возложения ответственности по сохранности товарно-материальных ценностей, дабы не допустить со стороны молодого работника необоснованной растраты вверенного ему имущества и собственных материальных трат. Кроме того, работа в магазине предполагает коллективную материальную ответственность работающих в нём продавцов. Это значит, что при допущении Скрипкиной Виолеттой недостачи, от действий неопытного работника пострадали бы другие члены коллектива.

(Здесь специалист по кадрам акцентирует внимание на том, что приём стажером продавца был оправдан не просто прихотью нанимателя, а наличием обоснованных причин, а именно: недостаточной подготовкой молодого специалиста, грозившей материальными убытками как ему самому, так и остальным членам коллектива).

Возвращаясь к жилищному вопросу. До прибытия Скрипкиной Виолетты 1 августа 2017 года на отработку, Скрипкина Ирина Викторовна (мама Скрипкиной Виолетты) неоднократно звонила в отдел кадров Кировского районного потребительского общества и требовала найти и предоставить жильё её дочери, пригодное для проживания на весь срок отработки. Специалистами отдела кадров была проведена работа по поиску подходящих жилых помещений (проводился опрос работников предприятия о возможности предоставить съемное жилье, размещались объявления соответствующего содержания, обзванивались возможные наймодатели). Кроме этого, Скрипкиной Виолетте и её матери выдавались телефоны возможных наймодателей в целях самостоятельного поиска жилья.

(Данная часть объяснительной важна тем, что указывает на проводимую работу сотрудниками отдела кадров. То есть опровергает слова заявителя о нежелании специалистов отдела кадров оказать помощь в поиске съёмного жилья).

Стоит отметить, что наниматель, согласно Кодексу Республики Беларусь «Об образовании» от 30 января 2011 года №243-3 (далее – кодекс) и согласно Постановлению Совета министров Республики Беларусь «О некоторых вопросах распределения, перераспределения, направления на работу, последующего направления на работу выпускников, возмещения затраченных государством средств на их подготовку и целевой подготовки специалистов, рабочих, служащих» от 22 июня 2011 года №821 (далее – Постановление), не обязан предоставлять жилье молодым специалистам. Если быть более точным, то в Кодексе и в Постановлении отсутствует норма, закрепляющая за нанимателем данную обязанность.

(А вот данная часть касается читающих данную объяснительную. Как это не прискорбно, но не все проверяющие лица компетентны в проверяемых вопросах. Подобные ремарки и комментарии законодательства выглядят в объяснительной не уместными, но тем не менее исключают ошибочное мнение проверяющих лиц. Как минимум читающий данный документ задумается и перепроверит законодательство, а не станет основываться на слухах и где-то услышанных фразах).

Кроме того, в Кировском районном потребительском обществе отсутствует свободное ведомственное жилье, предоставление которого было бы возможно. При этом пункт 26 Постановления указывает, что наниматель на добровольных началах может выделять молодому специалисту средства с целью компенсации затрат за наём жилья. В Кировском районном потребительском обществе действует коллективный договор от 2016 года, в пункте 10.8 которого прописано, что молодым специалистам за проживание на частной квартире при наличии договора найма, оформленного согласно законодательства, компенсируется одна базовая величина.
02 апреля 2018 года Скрипкина Виолетта обратилась в отдел кадров с заявлением о получении компенсации в размере одной базовой величины, начиная с момента начала отработки, т.е. с 1 августа 2017 года. Однако учитывая, что пункт 10.8 коллективного договора от 2016 года получение компенсации связывает с наличием договора найма жилья, руководством предприятия было принято решение производить выплату с даты заключения договора найма, т.е. с 05 января 2018 года.

(В этой части акцентируется внимание на то, что специалисты отдела кадров организации-нанимателя при отсутствии обязательства предоставить жильё либо помощь в найме жилья всё же вносят посильный вклад в решение жилищного вопроса молодого специалиста, предоставляя компенсацию, начиная даже не с даты обращения за её получением, а с даты оформления договора найма. Хотя в данном случае наниматель вполне мог выплатить компенсацию только с даты обращения за её получением).

При этом стоит отметить, что согласно представленному договору найма Скрипкина Виолетта снимает двухкомнатную квартиру общей площадью 67,30 квадратных метров. В целях экономии жилищных расходов специалистами отдела кадров было предложено Скрипкиной Виолетте снять квартиру совместно с другим молодым специалистом – Величко Светланой, работающей в Кировском районном потребительском обществе пекарем 4-го разряда. В таком случае жилищные расходы составляли бы минимальную сумму. Однако Скрипкина Виолетта на данное предложение ответила отказом. Кроме того, Скрипкина Ирина в телефонном разговоре указала, что её дочь не будет с кем-то совместно снимать жилье, так как желает проживать одна в двухкомнатной квартире.

(Здесь уже словами специалиста бросается тень на порядочность молодого работника. Ведь здесь уже явно прослеживается желание молодого работника жить во всех удобствах за деньги нанимателя, намеренно отказываясь от иных способов снизить свою финансовую нагрузку, чтобы в дальнейшем выставить организацию-нанимателя не в лучшем свете).

Также по существу вопроса следует отметить, что на момент трудоустройства Скрипкиной Виолетты 1 августа 2017 года, начальником отдела кадров Кировского районного потребительского общества являлась Шведова Галина Викторовна. Но в силу проблем со здоровьем она продолжительное время с 18 июня 2017 года находилась на больничном, а в последствии, не выходя на работу, 14 сентября 2017 года была уволена по соглашению сторон в связи с уходом на пенсию. В связи с этим по старшинству должностей руководство отделом было возложено на меня, молодого специалиста, работающего на тот момент в должности специалиста по кадрам менее года.

(Пожалуй, самая важная часть объяснительной. В данной части прослеживается намёк на то, что в случае наложения проверяющим лицом штрафа на сотрудника отдела кадров, для самого проверяющего возможны проблемы. Ведь статус молодого специалиста, присутствующий у самого работника отдела кадров, сигнализирует о том, что в случае дальнейших активных действий кадровика по обжалованию взыскания в вышестоящие органы, вероятнее всего штраф будет отменён, а самому проверяющему будут вынесены устные рекомендации впредь детальнее разбираться в рассматриваемых ситуациях. Но нужно быть аккуратно и самому кадровику, чтобы не наговорить на себя, ведь это может в дальнейшем бросить тень на его навыки и умения, а значит и на его карьерный рост в будущем).

Специалист по кадрам (подпись) О.Н. Сергеев

(Заключительная часть объяснительной записки, в которой специалист по кадрам подтверждает, что всё вышеизложенное верно и правдиво).

Заключение

Объяснительная записка очень важна, когда дело заходит о «денежных» вопросах. В таких случаях это единственный шанс должностного лица повлиять на мнение проверяющего. Но чтобы был достигнут должный эффект без отрицательных последствий для самого автора сего документа, нужно знать, что и как указывать в данном документе.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.