Как составить претензию

Нередко во время осуществления коммерческой деятельности между поставщиками и потребителями товаров и услуг возникают споры и претензии, касающиеся качества, стоимости и сроков. Согласно действующего законодательства, первым шагом к урегулированию подобных конфликтов должна стать претензия. До того, как в данный вопрос вмешается суд, субъекты коммерческих взаимоотношений должны провести работу без судебного урегулирования конфликта, а в случае неудачи передать дела в суд.

Пострадавшая сторона должна подготовить претензию в адрес контрагента, в которой максимально подробно изложить суть претензии, какие конкретно права были нарушены и как должен быть возмещён полученный ущерб.

До введения в действие Арбитражного процессуального кодекса в 1995 году работа по претензиям регулировалась постановлением Верховного совета Российской Федерации от 27.06.1992 г № 3116-1. Однако до введения в 2002 году в действие ныне действующего процессуального кодекса сохранялась возможность судебного урегулирования претензий по работе с транспортными компаниями и предприятиями связи, и лишь с 2002 года появилась возможность досудебного урегулирования споров.

В Кодексе от 24.07.2002 закреплён досудебный порядок урегулирования споров, и если он будет нарушен, то до судебного рассмотрения претензия не дойдет. Заявитель должен в определенном порядке направить претензию в адрес контрагента и получить от него ответ или же дождаться установленного срока, а затем уже будет иметь возможность подать иск в суд.

Дополнительно предусматривается возможность закрепления досудебного порядка решения спора в договоре между контрагентами.
Закрепления на законодательном уровне досудебного урегулирования претензий привело к снижению расходов компаний на судебные издержки (нет необходимости оплачивать судебные пошлины), увеличить скорость разрешения споров (иногда достаточно только обращения, чтобы претензия была удовлетворена) и как следствие улучшение показателей деятельностей организаций (срок урегулирования задолженности сокращается).

Самые частые причины возникновения претензий:

• несоблюдение условий, предусмотренных договором (нарушение сроков поставки, оплаты, брак, неполная комплектация и т.д.);
• проблемы с доставкой продукции;
• качество выполненных услуг по арендным договорам;
• претензии по договорам строительства, связанные со спецификой их выполнения, и качеству произведенных работ.

Основные способы организации работы по претензиям

На предприятии может быть организован специальный отдел по работе с претензиями, в функции которого входит сбор и подготовка необходимых документов, работа с внутренними подразделениями, взаимодействие с внешними контрагентами. Юридическая служба в данном случае выполняет консультационное сопровождение.

В организациях, где нет специального претензионного отдела, функции по работе с претензиями делегированы непосредственно юридической службе, которая в свою очередь формирует все необходимые документы и ведет работу до полного урегулирования вопроса.

В организациях с небольшим штатом функции по урегулированию претензий возлагаются на бухгалтерию.

Кодекс не определяет требований к лицам, ведущим претензионную работу, он регламентирует порядок ее проведения.

Минимальная информация, которая должна быть в претензии:

• наименование организации, кому адресована претензия;
• описываются документально подтвержденные действия, которые послужили причиной составления претензии;
• указываются пункты договора, которые были не исполнены, или статьи нормативного правового акта, которые были нарушены;
• расчет суммы требования (сумма требования может сложиться из суммы недопоставленной продукции или недовыполненных работ, начисленной пени за несвоевременную поставку (выполнение работ), а также компенсации понесенных убытков компании в связи с несоблюдением сроков);
• непосредственно претензия;
• возможные варианты разрешения конфликта (так, например, в случае неполной поставки можно потребовать поставить недостающие позиции, возвратить предоплату, скорректировать сумму договора или запросить оплату неустойки и штрафов);
• копии всех подтверждающих документов.

Документы, фигурирующие в претензии, должны быть надлежащим образом оформлены, в суд предоставляются заверенные копии, в случае необходимости могут потребоваться оригиналы. Если документы подписаны только с вашей стороны, то следует приложить документы, подтверждающие факт отправления документов контрагенту.

Претензия подписывается руководителем и направляется в адрес контрагента заказным письмом, с курьером или другим способом связи, который обеспечит фиксацию даты получения документов.

В зависимости от того, какова структура предприятия, регламента ее работы и выстраивания претензионной работы, процесс рассмотрения обращения может различаться.

Срок рассмотрения претензии может быть прописан в договоре, в ином случае он регламентирован арбитражным кодексом и составляет 30 дней с момента получения пакета документов. Для того чтобы максимально обезопаситься от искажения бухгалтерской и налоговой отчетности, следует предусмотреть такой срок, чтобы урегулирование претензии произошло в течение одного отчетного периода (обычно в течение месяца).

При получении неполного комплекта документов, организация должна в письменной форме запросить недостающие документы, обозначив дату, до которой необходимо их передать. В случае непредставления дополнительно запрошенных документов, претензия будет рассматриваться без них. Обязательно по окончании срока рассмотрения должен быть подготовлен и направлен ответ в адрес заявителя претензии.

В ответе указываются результат рассмотрения претензии, способ ее урегулирования (дата возврата денежных средств, поставленных товаров и т.д.), в случае частичного удовлетворения указывается сумма удовлетворенной претензии, в случае несогласия – другие варианты урегулирования спора.

Если претензия удовлетворена частично или не удовлетворена, то в ответе необходимо указать ссылку на пункт договора или нормативно правовой акт, который закрепляет правоту принятого решения. К ответу прилагаются документы, которые не были приложены к претензии, но обосновывающие позицию компании.

Правильно составленная претензия позволит сохранить деньги и время организации, а также избежать отражения в отчетности необоснованной задолженности, и не портить показатели отчетности для внешних пользователей.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.