Положение об административном отделе

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ПАО «Компания»
____________ П.П. Петров

«___»___________ г.

Положение об административном отделе

1 Общие положения

1.1 1.1 Полное наименование подразделения — административный отдел является самостоятельным структурным подразделением ОАО «Компания» (далее предприятие).

1.2 Административный отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора предприятия.

1.3 Административный отдел возглавляет начальник административного отдела.

1.4 Начальник административного отдела подчиняется заместителю генерального директора — директору по общим вопросам.

1.5 Административный отдел обеспечивает:
— своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению;
— контроль исполнения документов и их оформления;
— работу по регистрации, учету, хранению, размножению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководителей предприятия, по формированию дел и их сдаче на хранение.

1.6 В процессе производственной деятельности административный отдел сотрудничает со всеми структурными подразделениями предприятия.

1.7 Административный отдел в процессе своей деятельности руководствуется:
— законодательством РФ;
— постановлениями государственных органов РФ;
— нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
— Политикой предприятия в области качества, документацией системы ме-неджмента качества предприятия;
— настоящим Положением.

2 Цель

2.1 Обеспечение результативного функционирования делопроизводства предприятия, направленное на полное удовлетворение требований по-требителей.

3 Функции и задачи

3.1 Основными задачами административного отдела предприятия являются:
— организация результативного функционирования делопроизводства;
— оперативно-организационное обслуживание руководства.

3.2 В целях реализации указанных задач административный отдел выполняет следующие функции:

— обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению;
— осуществляет контроль исполнения документов и их оформления;
— организует работу по регистрации, учету, хранению, размножению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов те-кущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководителей предприятия, по формированию дел и их сдаче на хранение;
— обеспечивает регистрацию работников, прибывающих в командировку на предприятие, убывающих в командировку с предприятия;
— обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования содержащейся в них информации;
— разрабатывает и организует проведение мероприятий по улучшению производственной деятельности отдела;
— обеспечивает своевременное и качественное выполнение копировальных и множительных работ;
— проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну;
— осуществляет информационно-справочное обслуживание по документам предприятия, руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях предприятия, документирование деятельности совещательных органов предприятия, оперативно-организационное обслуживание руководства;
— контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководи-телям предприятия;
— осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководителей, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение;
— осуществляет оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.);
— выполняет отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

4 Внутренняя структура

4.1 Штатную численность административного отдела утверждает генеральный директор.

4.2 Начальнику административного отдела непосредственно подчиняются:
— референт генерального директора;
— помощник генерального директора;
— секретарь руководителя;
— пресс-секретарь;
— редактор;
специалист по работе с документами;
— архивариус.

5 Права

Административный отдел имеет право:

5.1 Требовать от руководителей структурных подразделений предприятия и иных ответственных работников предприятия надлежащего выполнения установленных правил работы с документами.

5.2 Возвращать исполнителям документы и требовать доработки докумен-тов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90).

5.3 Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

5.4 Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

5.3 Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению до-кументационного обеспечения деятельности предприятия, совершенство-ванию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

6 Взаимоотношения с другими подразделениями

6.1 Из всех подразделений предприятия, сторонних организаций административный отдел:

— получает проекты документов и другую документацию предприятия и сторонних организаций на подпись или рассмотрение руководителями предприятия;

— передает документы предприятия и сторонних организаций после рассмотрения и принятия ре-шения руководителями предприятия.

6.2 Из отдела кадров административный отдел:

— получает графики на обучение персонала, табель учета рабочего времени, должностные инструкции, положение об административном отделе;

— передает заявки по подбору персонала, заявки на обучение персонала, табель учета рабочего времени, график отпусков.

6.3 Из планово-экономического отдела административный отдел:

— получает штатное расписание, организационную структуру административного отдела;

— передает предложения по премированию работников.

7 Ответственность начальника административного отдела

7.1 Всю полноту ответственности за своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на отдел задач и функций несет начальник административного отдела.

8 Заключение

8.1 Настоящее положение разработано в соответствии с:
8.1.1 Требованиями МИ СМК 5-001.
8.1.2 Действующей на предприятии организационной структурой управ-ления.
8.1.3 Штатным расписанием административного отдела.

8.2 В настоящее Положение имеет право вносить предложения об его изме-нении заместитель генерального директора — директор по общим вопро-сам, начальник отдела кадров.

8.3 Сроком введения в действие настоящего Положения считать дату утверждения Положения заместителем генерального директора предприятия — директором по общим вопросам.

8.4 Срок действия настоящего Положения — 5 лет.

Начальник административного отдела А. Администраторов

Согласовано:

Начальник отдела кадров И.И. Иванов

Начальник отдела менеджмента качества В.В. Васильев

Начальник юридического отдела С.С. Сергеев

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.