УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ПАО «Компания»
____________ В.В. Умников
«___»___________ г.
Должностная инструкция
начальника административного отдела
1 Общие положения
1.1 Настоящая должностная инструкция определяет права, обязанности и ответственность начальника административного отдела ОАО «Компания» (далее предприятие).
1.2 На должность начальника административного отдела назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по профессии не менее 3 лет.
1.3 Начальник административного отдела подчиняется заместителю генерального директора по общим вопросам.
1.4 Начальнику административного отдела непосредственно подчиняются:
— референт генерального директора;
— помощник генерального директора;
— секретарь руководителя;
— пресс-секретарь;
— редактор;
— специалист по работе с документами;
— архивариус;
— инструктор по спорту.
1.5 Назначение, перемещение и освобождение от должности начальника административного отдела осуществляется в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом генерального директора.
1.6 В случае временного отсутствия начальника административного отдела его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом генерального директора, с обязательным ознакомлением с данной должностной инструкцией.
1.7 Начальник административного отдела при исполнении должностных обязанностей руководствуется:
— приказами генерального директора, указаниями, распоряжениями его заместителей;
— инструкцией по делопроизводству и работе архива;
— установленными на предприятии нормами и правилами;
— Политикой предприятия в области качества, документацией системы менеджмента качества предприятия;
— настоящей должностной инструкцией и трудовым договором;
— положением об административном отделе.
2 Должностные обязанности
Начальник административного отдела
2.1 Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.
2.2 Осуществляет контроль исполнения документов и их оформления.
2.3 Организует работу по регистрации, учету, хранению, размножению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководителей предприятия, по формированию дел и их сдаче на хранение.
2.4 Обеспечивает регистрацию работников, прибывающих в командировку на предприятие, убывающих в командировку с предприятия.
2.5 Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования содержащейся в них информации.
2.6 Разрабатывает и организует проведение мероприятий по улучшению производственной деятельности канцелярии.
2.7 Обеспечивает своевременное и качественное выполнение копировальных и множительных работ.
2.8 Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
2.9 Должен знать соответствующую документацию системы менеджмента качества, необходимую для работы и соблюдать ее требования.
2.10 Повышать свой профессиональный уровень, постоянно улучшать результаты своей профессиональной деятельности.
3 Профессиональные требования
Начальник административного отдела должен знать:
— постановления, распоряжения, приказы, руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства;
— единую государственную систему делопроизводства;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
— структуру предприятия;
— организацию делопроизводства на предприятии;
— схемы документооборота;
— порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
— сроки и порядок сдачи дел в архив;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
— документы менеджмента качества.
4 Права
Начальник административного отдела имеет право:
4.1 Требовать от руководителей структурных подразделений предприятия и иных ответственных работников предприятия надлежащего выполнения установленных правил работы с документами.
4.2 Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.
5 Служебные взаимоотношения
5.1 Начальник административного отдела взаимодействует с руководителями всех структурных подразделений.
6 Ответственность
6.1 Начальник административного отдела несет ответственность в установленном законами РФ порядке за невыполнение обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
Начальник административного отдела А.А. Админов
Согласовано:
Начальник отдела кадров И.И. Иванов
Начальник юридического отдела С.С. Сергеев
Ведущий инженер по СМК В.В. Васильев